How To Write An Email For Conducting Business In Spanish

People who conduct business in Spanish have to use written communication: particularly business mail.


Each e-mail has its own style, structure and purpose. That means that you must get used to the specific vocabulary and have a good grasp of Spanish grammar.
Therefore, I am going to teach you how to write a request letter or e-mail to ask information:
1.   The structure.
2.   Grammar.
3.   Vocabulary:
         a.   Specific glossary.
         b.   Useful phrases.

The structure of a request letter or e-mail to ask information.

Nowadays, it is more usual to write an e-mail than a formal letter. Nevertheless, the structure of this type of mail is the same in both formats. Basically, you must divide your writing in the following parts:
1.   Subject.
2.   Formal greeting (estimados señores, señores, etc.).
3.   Target of the mail.
4.   Conditions.
5.   Formal farewell.
Let’s see an example.
Asunto:

Solicitud de catalogo

Saludo

Estimados señores

Objeto de la carta

Para poder aumentar la oferta a nuestros clientes, estamos informándonos de las distintas empresas suministradoras. Por ello, les rogamos encarecidamente que nos envíen su catálogo de equipos y consumibles, e información sobre precios, condiciones generales de venta y descuentos

Condiciones

Estudiaremos detenidamente su propuesta y, podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo.

Despedida

A la espera de sus noticias, les saludamos muy atentamente.
We will see a practical exercise at the end of this article that you can practice this type of mail at work or home.

Grammar.

Es habitual el uso del presente de subjuntivo y el pretérito imperfecto de subjuntivo. Los verbos más comunes:
  • Incluir
  • Especificar
  • Conceder
  • Atender
  • Tener
  • Puntualizar
  • Remitir
  • Hacer
Veamos algunos ejemplos:
  • Agradecería que me hicieran / hiciesen llegar un presupuesto.
  • Le rogamos que especifiquen sus condiciones de pago.
  • Solicitamos que nos concedan las facilidades de pago.
  • Le ruego que me remitan una relación de precios.
  • Agradeceríamos que nos puntualizaran sus plazos de entrega.

Vocabulary.

Business papers
  • El albarán
  • El catálogo
  • El cheque
  • Las condiciones de financiación / pago
  • La factura
  • La lista de precios
  • El muestrario
  • La oferta
  • El presupuesto
  • El recibo
  • Las tarifas vigentes
Quantities
  • El cálculo
  • La cifra
  • El doble
  • La mitad
  • Número + por cada + número
  • Por ciento
  • El porcentaje
  • El precio
  • El total
  • Un cuarto de
  • Un tercio de
Price
  • A precio de coste / fábrica
  • El aval
  • Bajar / subir el precio
  • Calcular por lo alto / bajo
  • Costar
  • El coste
  • Estar a
  • La fianza
  • Hacer un cálculo exacto / aproximado
  • Hacer un descuento
  • El importe
  • Llevar la cuenta
  • Rebajar
  • Redondear un importe
  • La señal
  • La tarifa
  • La tasa
Payment methods
  • Abrir una cuenta de cliente
  • Comprar al detalle / al por mayor / en cantidades industriales
  • Pagar a X meses vista
  • Pagar al contado / a plazos vencidos
  • Pagar contra reembolso
  • Pagar en metálico / con cheque / mediante transferencia bancaria / con una letra bancaria
  • Pagar mediante factura proforma

Frases útiles para solicitar información.

Solicitar algo
  • Solicitamos el envío…
  • Rogamos que nos manden…
  • Les rogamos que nos hagan llegar…
  • Agradeceríamos que nos remitieran…
  • Agradecería que me facilitaran…
Show gratitude
  • Agradecemos de antemano su atención.
  • Les damos las gracias por anticipado.
  • Con nuestro más sincero agradecimiento.
Other expressions and useful phrases
  • Estamos interesados en…
  • Necesitamos adquirir…
  • Tenemos proyectada la compra de…
  • Desearíamos ampliar…
  • Renovar el material / las instalaciones / el mobiliario…
  • Información detallada sobre / de…
  • Facilitar / proporcionar una información
  • Proveer de / abastecer / suministrar / proporcionar mercancías
  • Hacer / ofrecer un descuento / una bonificación
  • Una oferta
  • Un presupuesto
  • Un catálogo general
  • Una lista / una relación de precios vigentes / actuales
  • Las tarifas
  • Una muestra / un muestrario
  • Una propuesta / una proposición
  • Artículos / productos / géneros / mercancías (en México, mercaderías)
  • Los plazos de entrega
  • Las condiciones / modalidades de pago
  • A vuelta de correo / a la mayor brevedad posible / en el más breve plazo
  • Las existencias / el stock
Conclusion y farewell
  • Quedamos a la espera de sus noticias y les saludamos atentamente.
  • En espera de su respuesta, nos despedimos cordialmente.
  • Esperando su pronta respuesta, aprovechamos la presente ocasión para enviarles atentos / cordiales saludos.

¿Practicamos?

Redacta el siguiente correo electrónico: está interesado en un viaje a Argentina anunciado por la agencia de viajes Ameritours de Barcelona. Escriba un correo de electrónico para solicitar información sobre los precios, las fechas de salida y regreso de los viajes y las actividades propuestas.

Practice your Business Spanish with Marina!

5 de agosto de 2020
Profile Picture
$18
USD/h

Marina D.

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5.0
$18
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Flag
Español
globe
Argentina
time
72
Habla:
Español
Nativo
,
Inglés
C2
,
Portugués
C2
,
Italiano
C1
¡Mejora tus habilidades de hablar en español! Construye tu fluidez. ¡Entrena tu voz de habla española! ¡Mantente motivado y consigue algo de energía! Desarrolla buenos hábitos de PRONUNCIACIÓN. Habla más naturalmente Aumenta su confianza. Reduce tu acento. Suena más como un hablante nativo de español. Vamos a divertirnos con tu entrenamiento. Has estudiado gramática y vocabulario español. Ahora es el momento de entrenar tus músculos de habla española. Tengo varios tipos diferentes de ejercicios de práctica. Todo diseñado para mejorar tus habilidades de habla. Hola, mi nombre es Marina. Soy una entrenadora de práctica nativa de habla española. Vamos a motivarte para ejercitar tus músculos de habla española. Para que puedas hablar un español suave, claro, natural y seguro. ¡Gracias por probar mis clases! Haz clic en Tutoría Instantánea para comenzar AHORA Sé que muchos de ustedes están atrapados. Tu habilidad para hablar español no está mejorando. Quieres ir al siguiente nivel, pero no estás seguro de qué hacer a continuación. Necesitas un nuevo comienzo. Necesitas un poco de energía y motivación. y... ¡Necesitas una forma efectiva de practicar! Mi método personal para la enseñanza del español: • Corregiré cada error que cometa el alumno: fundamental para ganar habilidad con el idioma. • Fomentaré el trabajo fuera de clase: evitando dedicar tiempo en clase a cosas que se pueden hacer fuera. • Pondré énfasis en la agilidad oral: mediante clases dinámicas e interactivas donde el alumno es el protagonista. • Realizaré diferentes actividades: dividiendo las clases en varios bloques de acción para así permitir que el nivel de atención y energía de los alumnos se mantengan altos. • Trabajaré y te haré trabajar duro en clase: Todo depende del alumno. ¿Entonces, qué piensas? ¿Estás listo para empezar? ¡Juntos, sigamos mejorando! - Marina
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Español
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Inglés
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Portugués
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¡Mejora tus habilidades de hablar en español! Construye tu fluidez. ¡Entrena tu voz de habla española! ¡Mantente motivado y consigue algo de energía! Desarrolla buenos hábitos de PRONUNCIACIÓN. Habla más naturalmente Aumenta su confianza. Reduce tu acento. Suena más como un hablante nativo de español. Vamos a divertirnos con tu entrenamiento. Has estudiado gramática y vocabulario español. Ahora es el momento de entrenar tus músculos de habla española. Tengo varios tipos diferentes de ejercicios de práctica. Todo diseñado para mejorar tus habilidades de habla. Hola, mi nombre es Marina. Soy una entrenadora de práctica nativa de habla española. Vamos a motivarte para ejercitar tus músculos de habla española. Para que puedas hablar un español suave, claro, natural y seguro. ¡Gracias por probar mis clases! Haz clic en Tutoría Instantánea para comenzar AHORA Sé que muchos de ustedes están atrapados. Tu habilidad para hablar español no está mejorando. Quieres ir al siguiente nivel, pero no estás seguro de qué hacer a continuación. Necesitas un nuevo comienzo. Necesitas un poco de energía y motivación. y... ¡Necesitas una forma efectiva de practicar! Mi método personal para la enseñanza del español: • Corregiré cada error que cometa el alumno: fundamental para ganar habilidad con el idioma. • Fomentaré el trabajo fuera de clase: evitando dedicar tiempo en clase a cosas que se pueden hacer fuera. • Pondré énfasis en la agilidad oral: mediante clases dinámicas e interactivas donde el alumno es el protagonista. • Realizaré diferentes actividades: dividiendo las clases en varios bloques de acción para así permitir que el nivel de atención y energía de los alumnos se mantengan altos. • Trabajaré y te haré trabajar duro en clase: Todo depende del alumno. ¿Entonces, qué piensas? ¿Estás listo para empezar? ¡Juntos, sigamos mejorando! - Marina
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